Zatwierdzenie sprawozdania finansowego bez ZZW? Tak!

W dniu 1 marca 2019 r. doszło do zmiany ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, na mocy której m.in. został uchylony art. 231 § 4 k.s.h. Ta niepozorna, na pierwszy rzut oka, zmiana znacznie ułatwi podejmowanie uchwał w sytuacji, gdy  z różnych przyczyn stawienie się wspólników w siedzibie spółki lub w innym miejscu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w danym momencie jest niemożliwe lub znacznie utrudnione.

Zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym do dnia 28 lutego 2019 r., głosowanie pisemne nad uchwałami, które według Kodeksu spółek handlowych są objęte porządkiem obrad  zwyczajnego zgromadzenia wspólników, było niedopuszczalne. Sytuacja zmieniła się z dniem 1 marca 2019 r. przez zniesienie zakazu podejmowania uchwał zwyczajnego zgromadzenia wspólników w trybie pisemnym. Powyższe oznacza, że zatwierdzenie sprawozdania finansowego spółki, zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki, jest dopuszczalne bez przeprowadzenia zwyczajnego zgromadzenia wspólników.

W tym miejscu należy przypomnieć procedurę głosowania pisemnego, która została uregulowana w art. 227 § 2 k.s.h.

Głosowanie w trybie pisemnym można przeprowadzić na dwa sposoby:

1) wszyscy wspólnicy wyrażą jednomyślną zgodę na piśmie na postanowienie, które ma być powzięte;

2) wszyscy wspólnicy wyrażą jednomyślną zgodę na głosowanie pisemne, a następnie zostanie przeprowadzone głosowanie nad uchwałą o określonej treści.

Pierwszy z w/w sposobów zawiera istotne ograniczenie w postaci konieczności uzyskania zgody wszystkich wspólników na brzmienie uchwały (z wyłączeniem możliwości głosowania wspólnika przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia ze zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką). W praktyce podejmowanie uchwały w pierwszym z w/w sposobów głosowania pisemnego, najczęściej wygląda w ten sposób, że zarząd przesyła przygotowane projekty uchwał do każdego ze wspólników, którzy odsyłają podpisane dokumenty do spółki, co oznacza jednomyślną zgodę na postanowienie, które ma być powzięte.

Drugi sposób składa się z dwóch etapów: w pierwszej kolejności wspólnicy muszą wyrazić jednomyślną zgodę na podjęcie uchwały w trybie pisemnym, po czym następuje właściwe głosowanie nad treścią uchwały. Podjęcie uchwały o określonej treści nie wymaga w tym przypadku jednomyślności (wystarczające jest uzyskanie wymaganej przez przepisy k.s.h. większości), z uwagi na konieczność uzyskania zgody wszystkich wspólników na samo przeprowadzenie głosowania w tym trybie. Zazwyczaj to głosowanie wygląda w ten sposób, że Zarząd rozsyła wspólnikom dokumenty obejmujące zarówno zgodę na przeprowadzenie głosowania w konkretnej sprawie w trybie pisemnym, jak i projekt uchwały o określonej treści, która będzie przedmiotem głosowania.

Należy wyraźnie zaznaczyć, że sprzeciw jednego wspólnika, w pierwszym przypadku przy podejmowaniu uchwały merytorycznej, a w drugim co do udzielenia zgody na głosowanie pisemne, może skutecznie zablokować procedurę głosowania pisemnego.

Po przeprowadzeniu głosowania pisemnego, osoba, która przeprowadzała głosowanie (najczęściej członek zarządu spółki), sporządza protokół zawierający dane dotyczące wspólników głosujących, sposobu i wyniku głosowania, jednocześnie stwierdzając o powzięciu lub odmowe powzięcia uchwały oraz zawiadamia o wyżej wymienionych sprawach osoby uprawnione do głosowania. Kolejnym krokiem powinno być wpisanie uchwały do księgi protokołów zgodnie z treścią art. 248 k.s.h.

Powyższa zmiana wydaje się być korzystna, gdyż przeprowadzenie zgromadzenia wszystkich wspólników spółki w jednym miejscu, szczególnie w okresie letnim, kiedy większość spółek zatwierdza sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z działalności zarządu, stanowi wyzwanie logistyczne. Umożliwienie wspólnikom podjęcia tych uchwał w trybie pisemnym, należy więc ocenić jednoznacznie pozytywnie. Nie można przy tym zapominać, iż cały czas pozostaje szereg uchwał, których podjęcie wymaga zwołania zgromadzenia wspólników, czego przykładem są np.: zgoda na zawarcie przez spółkę umowy pożyczki, kredytu, poręczenia lub innej podobnej umowy w przypadkach określonych w art. 15 § 1 i 2 k.s.h., umorzenie udziałów (art. 199 § 2 k.s.h.), powołanie pełnomocnika do reprezentowania spółki w sprawach określonych w art. 210 § 1 k.s.h., podział spółki (art. 541 § 1 i § 2 k.s.h.), przekształcenie spółki (art. 562 § 1 k.s.h.)

 

Apl. radc. Damian Bednarczyk
Rudnicki Korolczuk Adwokaci i Radcowie Prawni sp. p.

Powrót